KPI AZIENDALI - INDICATORI DI PRODUTTIVITA' ©MarinaIonescu

KPI AZIENDALI – Indicatori di produttività

KPI AZIENDALI – INDICATORI DI PRODUTTIVITa’

Oggi voglio parlarti di un concetto che che probabilmente avrai già sentito prima: i KPI Aziendali – Indicatori di produttività (KPI – key performance indicator) – indicatori di performance oppure, come li chiamo io, in un linguaggio semplice, i numeri critici.

Te li illustro brevemente in seguito, se per caso, non ne hai mai sentito parlare. Ma se invece sai già cosa siano e magari già gli utilizzi, leggi solo questo riassunto e poi svilupperemo un discorso veramente interessante.

I KPI aziendali – Indicatori di produttività sono nient’altro che dei numeri, solo dei numeri che ti dicono come sta andando qualcosa.

Questo è un concetto adattato all’azienda( per quello si chiamano KPI aziendali – indicatori di produttività),. Ma possono essere un qualsiasi numero che ti dice l’andamento di qualsiasi tipo di attività.

E perché un KPI è importante in generale, sia al livello di performance individuale (per esempio nella salute) o al livello aziendale?

E’ importante perché molte persone, quando vogliono migliorare qualcosa, molto spesso utilizzano dei principi qualitativi del tipo “voglio di più”. E ti faccio un paio di esempi: vogliono dimagrire ( se parliamo dell’ambito personale) o vogliono guadagnare più soldi, vogliono fare le cose in meno tempo (se parliamo dell’ambito aziendale).

Entriamo un pò nella parte mentale del problema: che cosa vuol dire “più soldi” o “voglio più clienti”? Questo, in realtà, non ti da qualcosa che puoi controllare in ogni momento, non ti da la possibilità di sapere o di verificare se stai andando bene.

Un KPI aziendale – Indicatore di produttività  serve esattamente a quello: infatti, al livello aziendale, dovresti tenere sempre monitorati alcuni indicatori che sono proprio quelli fondamentali, quelli di base: fatturato (in generale), quanti soldi hai in cassa, quanti soldi devi ricevere, i soldi che devi pagare. Queste sono le cose che, in teoria, un commercialista che sa fare veramente il suo mestiere, dovrebbe aiutarti a generare. Anche chi si occupa di consulenza aziendale.

Ma non di questi indicatori ti voglio parlare oggi. Quindi non ti do indicazioni su quali indicatori finanziari devi seguire.

ALTRI INDICATORI (KPI)

C’è ne sono altri, un pochino meno utilizzati, che sono quelli un pochino più legati al marketing: ad esempio il valore a vita del cliente (LTV Life Time Value) che dovresti sempre tenere monitorato perché se hai monitorato questo ti rendi conto di che cosa succede, che cosa ha impattato e come su questo indicatore(es: clienti entrati nell’ultimo anno, hanno avuto meno valore di quelli entrati nell’anno prima, il valore che hanno avuto nel periodo della loro permanenza, se è maggiore  o minore. Questi sono i dati importanti da verificare.

ALTRI INDICATORI DI PERFORMANCE

Altri indicatori di performance finanziaria sull’azienda potrebbero essere il numero medio degli ordini, il valore medio degli ordini. Questi due sono degli indicatori di performance che più o meno sono adattabili ad ogni azienda e ti invito ad iniziare l’utilizzo e tenerli monitorati, addirittura in alcuni casi giornalmente, ovviamente dipende sempre dal tipo di business che hai.

Po ci sono i KPI relativi alle vendite, al marketing: molte aziende hanno una squadra di commerciale utilizzano già i report datti dai venditori.

Tutti questi numeri e tutti questi dati, formano l’insieme degli indicatori di performance.

Oggi però volevo parlatri di un altro tipo di indicatore di performance del quale nessuno parla. Lo chiamo indicatore di performance legato alla produttività.

Siamo tutti d’accordo sul fatto che esistano indicatori di performance finanziari, quelli che più o meno conoscono tutti, e tutti riusciamo a fare il passaggio verso gli indicatori di performance un pochino più elaborati (quelli relativi al business).

Ad esempio, se sei una palestra, quello che chiamo indicatore critico per il tuo business è la percentuale delle persone che rinnovano l’abbonamento. Questo è un numero molto importante e in questo caso è un KPI aziendale – indicatore di produttività.

Se ti rendi conto che questo numero si abbassa, significa che c’è qualcosa che non va e che operativamente  devi fare qualcosa. Se ti rendi conto che questa percentuale si alza, vuol dire che stai lavorando bene.

Potrebbero esserci degli indicatori di performance specifici per ogni business, ma più o meno li ci arrivi da solo.

Quello che, per me, è l’indicatore di performance che devi cominciare a seguire è quello della produttività personale e aziendale.

Qual è il significato di questo indicatore?

Ti faccio prima qualche distinzione: ci sono degli indicatori che ci danno, più o meno, un’idea del risultato finale (la quantità di appuntamenti fatti dai tuoi venditori sono gli appuntamenti dei tuoi venditori, cioè il risultato finale).

E ci sono degli indicatori che ci fanno capire come stiamo andando prima della conclusione del processo. Cosi non devi arrivare alla fine per capire che non stai andando bene.

INDICATORI DI PERFORMANCE DELLA PRODUTTIVITÀ’

I KPI aziendali – indicatori di produttività (performance ) invece ci dicono quanto stiamo facendo bene alcune cose che sono fondamentali per avere un risultato finale e ci consente anche di vedere le correlazioni. Sono degli indicatori che misurano le fasi intermedie del processo.

Ad esempio, io ho un indicatore di performance personale che è la quantità di materiale che creo ogni mese(cioè questo articolo entrerà numericamente nell’indicatore di performance personale che io ho) oppure quanti video produco ogni mese.

Ed è importante per me seguire questo indicatore di performance perché mi dice come sta andando e mi consente soprattutto di vedere la correlazione. Potrei rendermene conto che, quando la quantità che produco è alta, anche il numero dei contatti è più alto e anche il numero di persone che mi scrive email è più alto.

Quindi, il mio invito per te è di cominciare a trovare quali sono per te (personalmente ) e per la tua azienda, in generale, i tuoi indicatori di performance personali e quelli aziendali e iniziare a seguirli.

Non sceglierne troppi. Quello che ti consiglio di fare è di iniziare a scegliere 2/3 indicatori personali e poi ovviamente  quelli per l’azienda, che significa per le persone che lavorano nell’azienda (se hai un team di persone che lavorano per te).

Inizia a stabilirne un pò, inizia a capire all’interno di quello che fai in azienda, tu e i tuoi collaboratori, quali sono gli indicatori che, quando li segui aumentano, aumentando cosi anche il risultato finale.

Trovane qualcuno e inizia a fare un test.

Ti invito quindi ad inserire questa particolare tipologia di indicatori all’interno di quelli che segui già.

SUGGERIMENTI

Se non lo fai ancora, ti do qualche suggerimento per utilizzare questi indicatori di performance:

La prima regola: I KPI aziendali – Indicatori di Produttività devono essere veramente solo dei numeri e quindi se ci sono delle cose qualitative cerca di trovare il modo di trasformarle in numeri . Ti do un esempio: la soddisfazione del cliente trasformala in un voto da 1 a 10). Questo perché  è molto più semplice controllare e vedere la media degli apprezzamento, invece di leggere parole e frasi che potrebbero essere interpretate. In questo modo puoi vedere anche qualitativamente che cos è successo. In primis ci sono i numeri.

Seconda cosa: la maggior parte delle persone che non utilizzano i KPI è perché non sono organizzati abbastanza bene per farli produrre da altre persone.

E’ ovvio che non li seguono, che non lo faccio, se mi rende la vita difficile. Per cui ci deve essere un sistema all’interno della tua azienda che devi, possibilmente delegare a qualcuno, che mette insieme tutte queste cose in modo tale che tu possa fare esattamente il tuo lavoro da imprenditore, cioè quello di vedere il foglio con i numeri che cambiano.

MONITORAGGIO

In sintesi, questo è il mio suggerimento: sceglierei numeri per creare un sistema in modo tale da delegalo. Non illuderti di essere tu ad inserire i dati all’interno perché altrimenti non succederà mai che fai il monitoraggio di questi indicatori.

Una volta che riesci a creare un sistema con  qualcuno che ti dice esattamente quello che sta succedendo tuo puoi valutarli e vedere quello che succede nella tua azienda. In base a questo puoi dare e anche indicazioni per futuro, per quello che deve essere fatto. Ti rendi conto che questo mese sono state fatte soltanto visite a 10 clienti, che il fatturato si è abbassato, questo è un dato che hai e amen, puoi fare qualcosa.

Se aggiungi addirittura anche i KPI aziendali – indicatori di produttività, ti rendi conto che queste 10 visite sono state causate dal fatto che questo mese non hai creato nessuna promozione. O non hai creato contenuti, ecc. Diventa molto più interessante valutare l’andamento dei numeri perché capisci quali sono i fattori che influenzano altri eventi e ti rendi conto di dover agire. E anche come intervenire.

Ma sopratutto lo sai prima che il problema diventi abbastanza grande da presentarsi come un problema da risolvere subito, un incendio da spengere. Quindi ti invito a fare questo: trova gli indicatori di performance anche per la produttività e se hai già quelli finanziari, aggiungi quelli di produttività personale e poi quelli critici per la tua azienda e inizia a creare un sistema per farlo.

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